Basicamente, o Sharepoint é um ciberespaço totalmente seguro, encontrado dentro do Microsoft 365. Ele substitui a necessidade de servidores locais, oferecendo armazenamento em nuvem, controle de acessos, auditoria detalhada e integração com outras ferramentas. Ou seja, não é difícil ver como essa ferramenta oferece uma gama de recursos que darão suporte diariamente à equipe interna de qualquer empresa. 

Porém, se você ainda tem dúvidas e precisa ver mais detalhes antes de buscar os benefícios do Sharepoint, aqui vão 5 razões para investir nessa solução. Confira agora e aprenda como aprimorar sua empresa por dentro! 

1 – Sharepoint para empresas: atualização na comunicação interna 

Toda equipe profissional funcional sabe como é vital ter um sistema de comunicação interna que permita um esclarecimento e atualização de informações rapidamente. Afinal, uma informação que se perde no meio de um processo, pode ser exatamente a peça que faz todo o projeto dar errado no final. 

Sendo assim, o Sharepoint é uma intranet personalizável, que funciona como um  

canal direto e contínuo de comunicação, com espaços dedicados a: 

• Notícias internas; 
• Atualizações de projetos; 
• Comunicados importantes; 
• Fóruns de discussão. 

Dessa maneira, quando uma mudança acontecer dentro da empresa, toda a sua equipe estará informada e atualizada. Isso implica diretamente no tempo de trabalho dos seus profissionais, o tempo que cada um leva para se informar e iniciar suas atividades com o máximo de informações necessárias em mãos. 

2 – Aumento de produtividade das equipes 

Continuidade e produtividade também são dois fatores que todo gestor deseja ter no maior volume possível. E, com a personalização do Sharepoint, a sua equipe tem tudo o que precisa para gerar sempre mais resultados. 

Primeiramente, podemos destacar a otimização de procura de arquivos. Isso acontece com facilidade já que o Sharepoint oferece: 

• Acesso a informações organizadas; 
• Documentos compartilhados através de permissões; 
• Ferramentas colaborativas. 

Inclusive, a automação de tarefas também é outro fator do Sharepoint que alivia o peso no tempo da sua equipe.  

3 – Mais controle sobre a utilização dos arquivos  

Já viveu aquela situação em que um arquivo deveria estar em uma pasta do servidor, mas não estava lá e você precisou “caçar” esse arquivo dentro do servidor? Se sim, então sabe como resolver isso pode levar bastante tempo. 

Por isso, agrupando todas as informações e documentos críticos em um único local, pulamos todos os problemas originados por arquivos espalhados em diferentes plataformas, e-mails e sistemas. Essa centralização reduz o risco de perda de dados importantes, já que todos estarão dentro de um ciberespaço seguro e que auxilia com fácil integração de ferramentas para monitoramento.  

Além disso, o Sharepoint ultrapassa a centralização de dados, permitindo uma visão geral e um controle maior do uso desses arquivos e sistemas. Nesse sentido, a governança e a gestão de dados empresariais se tornam fatores muito mais disponíveis na empresa.

4 – Sharepoint para empresas no compartilhamento otimizado de documentos 

Ainda dando foco na organização de arquivos, há um outro problema muito recorrente que o Sharepoint ajuda a combater: a duplicação descontrolada. 

Quando um processo exige que um arquivo passe por vários profissionais ou precisa ser refeito, é comum que este arquivo acabe sendo duplicado. Porém, isso é um pequeno problema que vai se acumulando, até trazer uma desorganização mais complexa nas pastas da empresa. 

Do contrário, com o Sharepoint disponível na empresa, um arquivo criado pode ser editado, compartilhado, movido e revisado simultaneamente, sem gerar cópias. Isso evita uma consequência posterior: o uso de documentos errados nas atividades internas. 

Isso porque, com várias versões de um documento criadas, é mais fácil usar a versão incompleta nos seguintes processos em que foi criado. Dessa maneira, no final disso tudo, o resultado será algo não planejado, onde todo o trabalho será descartado e começado do zero novamente. 

Consegue visualizar o caos criado e o trabalho que poderia ser evitado com um compartilhamento otimizado do Sharepoint?  

5 – Aumentando a eficiência com backups e redundância 

A perda de arquivos por falta de backup é uma situação bem comum e que atrasa a entrega de demandas de qualquer equipe. Porém, essa adversidade também consegue ser vencida com a adoção e personalização do Sharepoint.  

Com a centralização de dados e arquivos em um único espaço de armazenamento, a centralização e implementação de backups também se facilita.  

Assim, com backups feitos regularmente, é reduzido o risco de perda de dados importantes, garantindo que a empresa esteja protegida contra falhas técnicas ou desastres inesperados.  

Enfim, agora que você sabe a importância do Sharepoint para empresas e suas praticidades, aproveite e baixe o nosso e-book com muito mais detalhes sobre essa ferramenta e como ela ajudará sua empresa a ir muito mais longe! Entre em contato com a nossa equipe para mais informações e confira outros materiais do nosso blog. 

Obrigado pela companhia e até a próxima! 

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