Lidar com uma quantidade enorme de documentos faz parte da rotina de qualquer empresa. Até mesmo os pequenos escritórios preocupam-se em saber como organizar seus arquivos.
Se esse é o caso da sua empresa, pode ficar tranquilo, pois, neste post, vamos dar algumas dicas muito importantes que ajudarão você a deixará a bagunça de lado.
Lembre-se de que tempo é dinheiro
Processos automatizados são meio caminho andado para organizar arquivos e ganhando tempo e, portanto, economizando dinheiro.. Uma boa consultoria em TI pode ajudar a organizar seus arquivos digitais e torná-los um recurso precioso para o bom desempenho de seus negócios. O investimento necessário para isso geralmente é bem menor do que se costuma imaginar e, principalmente, se paga sozinho ao longo do tempo.
Organize seus papéis
Apesar de não serem tão comuns como há algumas décadas, os papéis continuam necessários. Boa parte das rotinas, como notas fiscais, relatórios e comunicados já têm versão eletrônica e não ocupam espaço físico. Apesar disso, contratos assinados, recibos, notas fiscais impressas e documentos originais ainda precisam ser guardados.
Uma boa dica é arquivá-los de acordo com categorias específicas. O passo seguinte é digitalizá-los e armazená-los em pastas e subpastas que sigam a mesma lógica. Isso pode ser feito no HD de uma máquina específica, na rede e/ ou em armazenamento na nuvem.
Trata-se de um recurso útil, pois, ao fazer uma busca virtual de algum documento, você também saberá onde está a versão impressa dele, já que os registros eletrônicos repetem a lógica do arquivamento de impressos.
Não deixe e-mails na caixa de entrada
Eles são uma fonte fundamental de informações empresariais, servindo como um histórico das tratativas referentes às transações comerciais, por exemplo. Por isso, evite deixar seus e-mails sem nenhum critério na caixa de entrada. Salve os anexos importantes e arquive-os nos diretórios que você criou, divididos por categorias e subcategorias. As mensagens também devem ser arquivadas em pastas dentro do próprio serviço de e-mail.
Considere o armazenamento na nuvem
Eficiente e de custo acessível, a nuvem é um ambiente adequado para armazenar o principal volume de documentos e informações de sua empresa, pois libera espaço em seu computador e protege os arquivos de eventuais panes.
Há, ainda, a possibilidade de manter duplicidade dos arquivos mais sensíveis, com cópia no HD e também na nuvem. Em caso de perda de dados, haverá um backup disponível.
Existem soluções no mercado capazes de controlar toda a administração da empresa a partir do armazenamento. Com isso, o usuário integra sistemas de gestão on-line, vendas, estoque, entradas e saídas, emissão de notas fiscais, entre outros.
Divulgue sua política de acesso e uso
Outra medida fundamental consiste na criação e divulgação ativa de um manual de boas práticas no tratamento das informações da empresa. Se todos os colaboradores mantiverem a mesma postura e cuidado com os dados que transitam no dia a dia do negócio, o sucesso dessa iniciativa é praticamente garantido.
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