Todo escritório de advocacia tem como objetivo oferecer serviços jurídicos de qualidade, com agilidade e competência, destacando-se dos concorrentes. Para que esse objetivo seja atingido e, até mesmo, superado, contar com uma boa estrutura de Tecnologia da Informação é imprescindível.
Mas, como fazer bom uso da estrutura de TI sem cair nas armadilhas mais comuns do mundo corporativo? A principal delas decorre de uma visão equivocada, que entende que os gastos com tecnologia são custo, e não investimento.
O capital investido em uma boa consultoria nessa área é revertido facilmente em benefícios futuros, aliados a qualidade, confiabilidade, segurança e, consequentemente, redução de custos!
Nos próximos parágrafos, listamos 3 dos principais problemas que testam a paciência de profissionais que estão montando seus escritórios de advocacia e até mesmo dos que já atuam na área. Veja quais são e saiba como evitá-los.
Equipamentos e aplicativos ultrapassados
A busca por produtos e serviços mais baratos, aliada à falta de conhecimento sobre Tecnologia da Informação, faz muitas empresas optarem por hardwares e softwares ultrapassados.
Uma pesquisa realizada pela multinacional de TI Spiceworks revela que metade das empresas no mundo ainda utiliza o Windows XP. No entanto, a Microsoft parou de dar suporte aos usuários dele em 2014.
O problema decorrente disso aparece no aumento de custo para a manutenção de máquinas e sistemas obsoletos, que acaba saindo mais cara do que a modernização dessa estrutura.
Esse caso é só um exemplo do que pode acontecer quando um escritório prioriza preço em detrimento da qualidade, sem pesquisar. Para evitar esse tipo de problema, conte com a consultoria de TI de uma empresa especializada.
Ausência do backup
O risco de perder dados preciosos está presente em qualquer negócio, inclusive escritórios de advocacia, que trabalham com questões delicadas de clientes e processos sigilosos.
Sem o backup, pode ocorrer perda de arquivos por vários fatores físicos, como uma pane no sistema ou no próprio hardware. Mas, atualmente, não é raro o ataque de hackers a empresas ou vários outros tipos de ações maliciosas.
Falta de controle no acesso a informações
Outra questão crucial, em se tratando do cotidiano de uma empresa de advocacia, relaciona-se ao acesso a informações sensíveis. Por um lado, o escritório precisa protegê-las de forma eficaz; por outro, depende do compartilhamento desses mesmos dados pela própria equipe que trabalha com esses processos, contratos, e-mails e documentos importantes.
Para manter o equilíbrio, os escritórios precisam dispor não só de aplicativos de gestão do negócio, mas também de soluções que lhes garantam o controle do acesso à informação. Isso pode ser proporcionado por um sistema de acesso por nome de usuários e senhas.
Outra precaução pertinente consiste em utilizar recursos de encriptação de e-mails, que proporcionam segurança adicional a todos os contatos profissionais mantidos entre os colaboradores e clientes.
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